21 ferramentas essenciais para trabalhar em casa

Artigo escrito por Charli Day. Para ler o original em inglês, clique aqui.

Cada vez mais pessoas estão trabalhando em casa para evitar o contágio do COVID19. Sabemos que essa mudança não é fácil para todos, por isso, criamos uma lista de ferramentas para trabalhar em casa que podem ajudar a fazer com que essa transição seja muito mais tranquila.

Além das óbvias consequências para o sistema de saúde, o COVID-19 interrompeu as operações comerciais globais, deixando muitos trabalhadores em quarentena ou auto-isolados em casa. Um problema que se tornou comum é que muitos funcionários não estavam preparados para trabalhar em casa ou usar ferramentas de trabalho remoto.

As empresas estão desesperadas, comprando laptops e telefones celulares – mas o que mais é preciso além disso? Quais ferramentas para trabalhar em casa você precisa usar para ser mais eficiente?

Neste artigo, compartilhamos algumas das  ferramentas preferidas da agência Contentworks e da equipe da Agorapulse para trabalhar em equipe, gerenciar suas redes sociais e agilizar seu dia a dia.

Felizmente, hoje existem muitos recursos para quem trabalha em casa. Isso porque o trabalho remoto cresceu rapidamente na última década:

• Segundo esta pesquisa, 43% dos americanos trabalham em casa ocasionalmente.
• 75% das pessoas que trabalham em casa preferem esse tipo de trabalho porque há menos distrações (embora o ambiente imposto pelo vírus seja diferente).
• O maior problema para 22% dos trabalhadores remotos é relaxar e desligar depois do trabalho.

Agora, prepare uma xícara de café (ou chá), faça um carinho no seu cachorro (ou gato), dê uma tarefa para as crianças e descubra nossas 21 ferramentas para trabalhar em casa preferidas.

Ferramentas para gerenciar sua equipe

1. Hubstaff

Todos os colaboradores da Hubstaff trabalham de maneira remota e usam o software da empresa. (Esse é um bom sinal!) O Hubstaff é uma das ferramentas para trabalhar em casa mais populares para monitorar os horários, projetos, pagamentos, faturamento, planilhas de horas e comunicação dos funcionários. Ela ainda possui recursos extras, como rastreamento por GPS e monitoramento de tela para setores que precisam de mais segurança.

2. Timeclick

Os colaboradores podem “bater o cartão” na hora de começar e terminar o trabalho, onde quer que estejam no mundo. Essa ferramenta permite gerenciar uma força de trabalho remota e traz funcionalidades para:

• Acessar informações de funcionários
• Registrar horas trabalhadas e horas extras
• Lidar com pedidos de pagamento
• Incluir e monitorar férias e licenças médicas

Ela também possui uma licença única, que é escalável dependendo de quantos funcionários você tiver.

3. 1Password

Não conseguir acessar suas senhas é muito estressante. Aquele momento em que você está trabalhando em um laptop em casa, e todas as suas senhas estão guardadas no cache do seu PC de trabalho. ARGGGHHH!

O 1Password faz literalmente o que seu nome diz: uma senha para todas as suas outras senhas. Se você gerencia uma equipe de marketing, sabe como isso é necessário.

4. Time Zone Converter

Este é um ótimo site para acompanhar os diferentes fusos horários das regiões com as quais você trabalha.

Mas, lembre-se: trabalhar em casa não significa responder e-mails durante a noite. Estabeleça os turnos necessários com sua equipe para atender às necessidades de seus clientes.

5. Trello 

Abra um cartão, adicione comentários, faça upload de anexos, crie checklists, adicione etiquetas e prazos e selecione os membros da equipe que devem ser adicionados. Quando um cartão estiver concluído, você pode arquivá-lo para manter as coisas organizadas. Com o Trello, você também pode adicionar clientes aos quadros – mas garanta que a sua equipe saiba disso antes que comecem a comentar!

 

Ferramentas para gerenciar suas redes sociais

6. Agorapulse

Ferramenta líder mundial em gerenciamento de mídias sociais, o Agorapulse é incrível para as equipes de social media que agora trabalham em casa. O software permite a colaboração em equipe, a publicação de todas as contas a partir de um único local e várias licenças de usuário.

Em uma instituição financeira, por exemplo, o gerente de conteúdo, o gerente de mídias sociais e o diretor de compliance podem ter acesso ao mesmo painel para aprovações. Além disso, você não precisa de logins individuais para cada uma das suas contas de mídias sociais.

Basta conectar todas à ferramenta e sua equipe poderá monitorá-las, visualizar o calendário de publicações e responder aos fãs.

 

7. IFTTT 

Está sofrendo para se comunicar e fazer tudo o que tem que fazer fora do seu ambiente normal de trabalho? Sincronize e simplifique suas tarefas com o IFTTT. O If This Then That é uma ferramenta criativa de gerenciamento.

Você pode usá-lo para criar uma conexão entre diferentes aplicativos e aparelhos. Ele funciona no modelo de ação-reação, que ajuda a aumentar a sua produtividade sem esforço. Por exemplo, uma regra do IFTTT pode ser: “Se eu publicar algo no meu blog, compartilhe no Twitter”. Ou “Se eu adicionar uma reunião ao meu calendário do Outlook, adicione-a à agenda do meu telefone também.”

8. Google Trends  

Trabalhar sozinho pode fazer com que você se sinta por fora do que está acontecendo, se não estiver acostumado. O Google Trends permite monitorar o que as pessoas estão falando em todo o mundo. Use-o para planejar seu conteúdo. Você pode incorporar novas palavras e frases. Lembre-se de compartilhar suas descobertas com sua equipe usando uma das ferramentas de comunicação listadas abaixo.

9. Easil 

Use programas gratuitos como o Easil para criar imagens para seus posts, adesivos animados, apresentações e capas.

Você pode criar facilmente o conteúdo visual necessário para seus materiais de marketing, sem os altos custos de uma empresa de design gráfico. Os diversos modelos, fontes e o gerador de paleta de cores mágico também ajudam a conseguir o visual exato que você quer para manter as cores e a imagem da marca.

Ferramentas para fazer reuniões e calls

10. Skype

É claro que todos conhecemos o Skype para fazer reuniões à distância. Mas se você não costuma usá-lo para o trabalho, pode não ter visto algumas novas funcionalidades.

Grave as ligações feitas pelo Skype para não perder as principais decisões e use legendas ao vivo para ler as palavras que estão sendo faladas. Compartilhe facilmente apresentações, imagens ou qualquer coisa que estiver na sua tela durante uma chamada com o compartilhamento de tela integrado. Acesse uma mesma conta do Skype em vários dispositivos – até no Alexa!

Além disso, agora você pode reagir aos textos do Skype com emojis e GIFs. Se sua equipe de vendas precisar fazer ligações, você pode obter um número de telefone local ou usar créditos do Skype.

11. Zoom

O Zoom é outra ferramenta de videochamada, algo essencial se você estiver trabalhando em casa. Além das videoconferências normais, o Zoom pode ser usado para webinars, treinamentos e palestras. Com suporte para até 1.000 participantes em vídeo e 10.000 espectadores, é a ferramenta ideal para eventos remotos. Eu sei que muitos eventos que iam acontecer em abril e maio foram cancelados. Por que não seguir com eles online usando o Zoom?

12. Workplace by Facebook 

O Workplace do Facebook é uma plataforma de colaboração que inclui recursos de mensagens, chamadas de voz e vídeo e feed de notícias para ajudar as equipes a trabalharem juntas com mais eficiência. (Como o seu feed de notícias do Facebook, mas com foco no trabalho.)

Os preços das licenças variam de grátis a US$ 4 por usuário; é uma ferramenta acessível.

Além disso, é provável que a maior parte da sua equipe tenha uma conta no Facebook, portanto eles não terão problemas para instalar ou aprender a usar a plataforma. Essa é uma vantagem ENORME no momento.

13. YouTube Live

Precisa fazer uma transmissão ao vivo ou um treinamento para a sua equipe? O YouTube Live é uma alternativa ao Google Hangout para escalar uma transmissão para todo o mundo. Você recebe uma URL exclusiva e pronto. Isso pode ser útil para empresas que precisam treinar clientes para usar novos produtos, mas não podem fazê-lo pessoalmente. Mas, atenção: pode demorar até 24 horas para você conseguir o acesso à transmissão ao vivo, portanto, garanta que vai ter tempo suficiente quando se cadastrar.

14. join.me

Este é um ótimo aplicativo para compartilhar telas e fazer reuniões em equipe. Ele não congela com a mesma frequência que outras ferramentas, o que diminui parte do estresse comum das reuniões online! Personalize seu link colocando o nome da sua empresa ou o assunto da reunião.

Ferramentas para compartilhar e armazenar arquivos

15. Dropbox 

Eu uso o Dropbox há mais de uma década e adoro essa ferramenta cada vez mais. Se você está trabalhando em casa, vai precisar de um servidor ou espaço na nuvem para hospedar arquivos importantes, como documentos de clientes, projetos em andamento, imagens ou informações sobre seus colaboradores.

O melhor do Dropbox é a sua flexibilidade. Você pode definir permissões de acesso para os arquivos (por exemplo, somente gerentes podem acessar). Atualização em tempo real para todos os usuários e muito espaço de armazenamento para todo o seu trabalho. Envie arquivos de até 100 GB com o Dropbox Transfer, que oferece ainda opções de personalização adicionais. Também existem recursos de segurança, como verificação de domínio e aprovações de dispositivos.

16. Asana 

Usada pela Air France, Deloitte, Sophos, Vodafone e Google, para citar algumas empresas, a Asana é uma ótima ferramenta para quem trabalha em casa. A gestão de projetos e tarefas pela Asana é perfeita para equipes remotas, graças às opções disponíveis para gerenciar e monitorar tarefas. Planeje seus projetos, identifique riscos e elimine barreiras. (Mesmo quando os planos mudam.) Você também pode definir prioridades e prazos, além de atribuir tarefas. A Asana tem um painel muito fácil de usar, por isso não será difícil para sua equipe remota começar a usá-la.

17. Google Drive 

Eu tenho uma relação de amor e ódio com o Google Drive. O Drive permite armazenar e colaborar em documentos, planilhas, apresentações e muito mais, tudo com a sua conta do Google.

Adoro o Google Drive para criar planilhas, armazenar documentos e tarefas. No entanto, não gosto de escrever textos e nunca entrego conteúdo a clientes no Drive. Isso porque é fácil para os clientes adicionarem e alterarem um texto e é difícil monitorar a aprovação. Adoro monitorar o fluxo de trabalho da nossa equipe global e compartilhar apresentações ou arquivos de vídeo com os clientes.

18. Collect 

Outras ferramentas úteis

19. Calendly 

O Calendly ajuda a agendar reuniões sem aquela troca sem fim de e-mails. O Calendly funciona com a sua agenda do Google, Outlook, Office 365 e iCloud para que você nunca tenha dois compromissos sobrepostos. Você também pode automatizar tarefas com o Salesforce, GoToMeeting e Zapier, além de implementar a detecção de fuso horário. Isso significa que ninguém vai poder marcar reuniões com você às 22 horas!

20. Slack

O Slack é uma ferramenta incrível para conversar, enviar GIFs engraçados de gatos e se comunicar com sua equipe. Em vez de uma única caixa de entrada cheia de coisas, as conversas no Slack acontecem em espaços dedicados, chamados canais. Os membros da sua equipe podem entrar e sair dos canais conforme necessário, diferentemente das longas trocas de email. Se você já usava o Slack no escritório para conversar com a sua equipe, continue fazendo isso. A comunicação é fundamental durante um período de trabalho remoto e é preciso o dobro de GIFs de gatos!

21. Visite um museu ou um jardim 

Não, isso não é um aplicativo de trabalho. Mas é essencial que você faça pausas da mesma maneira que faria no escritório. Faça um passeio virtual por um parque ou veja câmeras ao vivo mostrando animais marinhos. Até a Disneyworld oferece passeios virtuais.

Faça uma pausa no trabalho para se desligar e explorar o mundo exterior, visitar um museu ou se divertir com alguns animais selvagens.

Dicas extras para trabalhar em casa

• Mantenha sua rotina. Se as segundas-feiras começam com uma reunião de marketing na sala de reuniões, não deixe que o trabalho remoto quebre essa tradição. Na verdade, é bom manter uma rotina durante períodos estressantes. No entanto, se você gerencia uma equipe, seja flexível e compreenda que agora os seus colaboradores podem estar tendo que lidar com crianças, gatos e companheiros no mesmo espaço!
• Pão de queijo remoto? Sim, por favor. Envie à sua equipe remota vales para que peçam café e pão de queijo online. Isso vai deixá-los tão felizes quanto no escritório!
• Prepare uma marmita. Eu sei, eu sei… Por que preparar uma marmita se você está em casa? Ter o almoço e um lanche preparados na noite anterior pode ajudar a manter você no modo trabalho. E também limita o tempo gasto preparando comida e beliscando coisas na cozinha!
• Esteja apresentável. Alguns aplicativos de ligações como o Zoom ligam a câmera de vídeo automaticamente! Certifique-se de que está vestido e apresentável e de que o fundo atrás de você não esteja muito caótico.
• Mantenha o seu horário. Um dos desafios que tive de superar quando comecei a trabalhar em casa foi o desejo de trabalhar sem parar. Isso pode fazer você se sentir esgotado e exausto. Mantenha seu horário habitual e feche tudo no final do dia. Não verifique os e-mails no seu telefone quando você acordar nem responda fora do horário comercial!

Em resumo

Trabalhar em casa exige pequenos ajustes, especialmente quando é uma coisa que você foi obrigado a fazer. Mas com as ferramentas para trabalhar em casa listadas acima, perseverança e uma atitude positiva, tudo vai ficar bem.

E mesmo que nem tudo corra perfeitamente, tudo bem também.
Todo mundo tem dias como esse cara: